随着移动通讯的普及，传统的电话和传真使用率已显著降低。但对于职场人士，传真机仍然是不可或缺的办公设备。发明于 1842 年的传真，至今拥有 180 余年历史。
传真机
尽管使用率下降，但传真机仍凭借其及时性和安全性，成为企业必备办公用品。毕竟，当客户需要传真合如果公司或工厂没有传真机接收，就会显得缺乏专业度，甚至引发外界对企业真伪的质疑。
传真合同和订单
目前，企业中接触传真最多的员工是前台文员或部门文员，每天负责將收到的传真分发給各部门和个人。最常使用传真机的部门包括采购部和销售部，因为订单和合同需要通过传真传送。在这个过程中，常见的问题包括：重要传真丢失、机密信息泄露、历史传真难以查找、部门间传真共享困难，以及领导监控不便等。
前台文员
相信每个企业都有自己的企业邮箱系統，其主要用途显而易见，而最重要的原因之一就是便于管理。如果有方法能够像管理电子邮件一样收发管理传真，无疑将为企业带来更大的安全性隐蔽性。
企业邮箱
今天，我们将分享一个简单易用的方法，可以将收到的传真自动保存到电脑上，使文员集中管理，然后通过企业邮箱分发給各个用户。我们需要準備一台能收发传真的调制解调器，如图所示：
传真调制解调器
检查您的电脑是否有 RS232 串口，如图所示：
电脑 RS232 串口
使用 RS232 串口数据线将传真调制解调器和电脑连接起来，如图所示：
RS232 串口数据线
如果您的电脑後面没有 RS232 串口，可以用一条 USB 转串口数据线，一端连电脑的 USB 口，另一端连调制解调器的 RS232 串口，如图所示：
USB 转串口数据线
将电话线连接到传真调制解调器的 LINE 口，如图所示：
调制解调器电话进线 LINE 口
安装調制解調器驱动后，打开电脑“开始”-“所有程序”-“Windows 传真和扫描”，在“工具”的“传真设置”中进行简单的设置，就能开始接收传真了。
Windows 系统自带传真系统软件
通过以上几个简单的步骤，原本以纸质形式存在的传真可以自动接收并保存在您的电脑中。如有需要，还可以选择打印出来；广告传真也可以直接删除。是不是感觉方便多了呢？