在用户信息收集和客服互动中，留言表单是一个重要的工具。通过设置和定制留言表单，可以提升访客体验并优化客服工作流程。以下是创建、管理和使用留言表单的一些详细步骤和操作技巧。
创建留言表单
进入系统的表单管理界面，选择“新增规则”，然后创建新的留言表单。在创建过程中，你需要为表单指定名称和标题，并选择该表单生效的具体应用或渠道，确保它能够正确地服务于相应的访客。
接下来，你可以上传一个表单头像，并设置表单的引导语，以及填写表单后的提示信息，帮助用户清晰地知道接下来的操作步骤。你还可以选择开启附件上传功能，让访客可以上传相关文件，提供更丰富的咨询信息。
定制表单字段
表单字段是自定义的一个重要部分，你可以根据实际需求调整要展示的字段。在“自定义字段设置”中，你可以添加或修改表单内容，以确保收集到足够的信息来处理访客的请求。
搜索和查看表单记录
在系统中，你可以通过表单模板名称或生效的渠道来搜索特定的表单。通过点击“表单记录”，你可以查看所有已填写的表单信息，包括访客的留言内容及其他相关数据。
引导访客填写表单
为确保访客能够顺利填写表单，你可以设计一些引导语，帮助他们快速完成表单提交。如果在客服工作时间内，客服会主动联系访客并处理相关咨询。你可以设置工作时间，确保客服在规定的时间内响应访客的需求。
超过排队时间未接待的自动处理
如果在客服下班或无法接待时，访客排队等待超过设定的时间（例如自定义的分钟数），系统将自动触发留言表单，邀请访客填写留言以便后续处理。同样，如果客服排队等待超过设定时间，系统也会在未接待情况下自动发送留言表单。
非工作时间自动触发留言表单
在非工作时间段，客户触发转人工的关键词时，系统将自动发送留言表单，确保访客能够留下信息，等待客服在工作时间处理。
防止重复填写表单
为了避免访客在短时间内重复填写表单，你可以设置一个时间限制（例如几个小时），在此期间，访客无需再次填写表单。这样能够减少表单填写的频次，提高工作效率。
转人工和机器人触发表单
如果你启用了转人工或AI机器人功能，访客在与机器人交互后，只有在转人工的时刻才会触发留言表单。这种方式可以确保表单只在需要人工干预时触发，避免浪费访客时间。
记录与处理留言表单
启用留言表单后，系统会记录所有的表单提交情况，即使访客没有填写完整，未提交的表单也会显示在记录中。留言表单状态会根据客服处理情况自动更新为“系统处理”状态，以下几种情况将触发此更新：
当访客被任何一位客服接待时，系统会自动将该访客的未处理留言表单标记为“系统处理”。
如果客服在发起会话时，未处理的留言表单将会被标记为“已处理”，并指明是哪位客服进行了处理。
留言表单的筛选与导出
你可以对所有的留言表单记录进行筛选，支持按表单模板、有效渠道、留言类型、留言原因和日期等条件进行过滤。筛选后的结果可以导出，方便进行数据分析和后续跟进。
客服处理留言
在客服操作页面，你可以查看所有留言表单记录。客服可以轻松浏览待处理和已处理的表单详情，包括与访客的聊天记录。未处理的留言表单可以分配给指定的客服进行处理。分配后，留言表单会直接进入客服的接待列表，确保每一条留言都能得到及时响应。
分配与跟进
如果有未处理的留言表单，你可以将其分配给特定的客服。在客服接受分配后，留言表单的状态会自动更新为“已处理”，并开始进行后续的沟通和问题解决。
通过以上步骤，您可以高效地管理留言表单，确保访客能够得到及时回应，同时优化客服的工作流和操作效率。