员工借款、还款与报销管理
在企业日常运营中，员工借款、还款及报销是一项常见且重要的财务管理工作。员工借款通常涉及差旅费用预支、零星采购等事项，这些借款流程严格遵循企业内部管理规定，以确保资金使用的透明性和合规性。
借款流程
员工需要填写借款申请单，明确借款用途和金额。借款申请单通常是企业内部自制的文书，格式较为灵活，适应不同情况的需要。借款流程包括以下几个步骤：
填写借款单：员工首先填写借款单，并注明具体用途和借款金额。
审核环节：借款单会经过多重审核程序，首先由部门经理审阅，随后财务部门进行核查，最后由公司分管领导或总经理批准。
借款支付：审核无误后，财务部门进行借款支付。在借款发放时，财务人员应当与借款人当面点清现金，并在借款单上盖章“现金付讫”作为凭证。
为了确保借款管理的清晰和规范，出纳人员还需维护详细的借款明细台账。每一笔借款都需记录在台账中，并根据借款的实际情况进行核销。员工还款一般通过报销的形式来处理，通常是先进行相关费用的报销，待报销确认无误后，再进行实际还款。
还款及其核销
还款操作：在员工还款时，出纳会开具收款收据作为还款的凭证，并在台账中记录和核销还款信息。
借款单退还：当借款归还时，借款人需填写一式两份的收款凭证，其中一份交由出纳保存，另一份由借款人留存，以确认借款已全部归还。
异常情况处理
在一些特殊情况下，借款单可能未按规定交给会计处理，而是被保存在保险柜中，作为“现金”使用，这种情况可能带来一些潜在的风险。例如：
金额不符：实际付款金额可能与借款单上的金额不一致，导致财务账目与实际资金出现差距。
资金占用问题：未及时清算和归还的借款，可能会影响公司的资金安全和管理透明度。
针对这些问题，企业在财务管理中需要及时发现并处理，确保借款和还款环节的规范性。
会计处理
借款、还款的账务处理应根据不同的业务情况做相应的记录。例如：
借款支付：
借：其他应收款500
贷：库存现金500
还款（一）：
借：管理费用/销售费用480
借：库存现金20
贷：其他应收款500
还款（二）：
借：管理费用/销售费用520
借：库存现金20
贷：其他应收款500
员工报销管理
报销是企业内部日常运营中的重要组成部分，包括差旅费用、电话费、办公费等各类支出。为了确保报销管理的规范和透明，企业设立了严格的报销流程，通常需要填写报销单，并附上相关的和证明材料。
报销流程
报销单是企业内部自制的单据，形式较为多样，具体要求如下：
要求：报销时必须提供有效，且抬头必须开具公司名称。
金额核对：如果报销金额低于实际支出的金额，员工需补齐相关，否则无法报销。如果报销金额大于或等于实际金额，以报销单上的金额为准进行报销。
工资发放与对账
工资发放是企业财务管理中的另一项重要任务。在每月发放工资前，出纳需要确定具体的发放时间、审批流程和支付方式。发放时，出纳应确保每一位员工的工资发放无误，并依照规定的流程进行。
每月月底，出纳还需要进行一次现金盘点，确保账面现金与实际现金相符。与平日的盘点不同，月底的盘点必须有其他人员进行监督，确保盘点结果真实可靠。
账务对账
每月月底，出纳需要对现金日记账和银行存款日记账进行核对，确保账目无误。现金日记账的余额应与实际库存现金一致，如果发现盘盈或盘亏，需及时调整账务，查明原因并进行相应的账务处理。
对于银行存款，出纳需将银行存款日记账与银行提供的对账单进行核对，确保两者相符。如果存在未达账项，即企业与银行之间因为时间差未能同步记录的款项，出纳应做好相应的调整。
月度结账与资金报表
月末，出纳还需进行账务结算。日结、月结和年结是结账的重要流程，确保账目清晰，数据完整。月底结账时，出纳需将当月的所有财务记录整理归档，并进行相关的账务汇总。
企业还需要定期编制资金报表，反映现金和银行的总体收支情况。资金报表可根据企业需求编制为日报表、月报表或季报表，详细记录资金的流入和流出，以及期末结余。资金报表的编制方法如下：
资金结余计算：本期资金结余 = 上期结余 + 本期收入合计 - 本期支出合计
通过这些严格的财务管理流程和报表编制，企业能够清晰掌握资金的流向和使用情况，确保财务管理的合规性和透明度。