检查表：一种高效的质量管理工具
检查表，又称为统计分析表、调查表等，是通过简单的数据采集与整理，将其以易于理解的方式呈现为表格或图形。这些数据经过必要的检查标记，并进行统计分析，主要目的是为进一步的审核或检查提供参考。作为质量控制（QC）七大手法中的基础工具，检查表的应用非常广泛。由于其结构简单，往往容易被忽视，这也导致了在使用过程现了一些问题。
检查表的核心功能
明确样本的选择标准
在质量审核中，抽样检查是一项常见的方法。而在具体操作时，如何选择样本、每种样本需要抽取多少、怎样进行抽样等，都是检查表需要解决的关键问题。检查表的首要功能就是帮助明确与审核目标相关的样本，并为审核过程提准的依据。
规范审核流程
编写检查表已成为国际标准，尤其是在进行管理体系审核时。根据ISO 19011:2002《质量和环境管理体系审核指南》第6.4.3条规定，审核小组成员必须准备必要的工作文件，其中包括检查表。这一规定不仅帮助审核流程更为规范，也有效减少了审核过程中可能出现的随意性与盲目性。
确保审核目标清晰
在审核过程中，常常会遇到现场环境复杂、多方面问题交织的情况，审核员的注意力容易被分散，甚至可能在某些细枝末节上花费过多时间。检查表的使用可以有效提醒审核员始终聚焦于审核的核心目标与主题，避免偏离方向。
控制审核进度
审核过程通常紧凑而高效，时间的管理至关重要。通过事先准备好检查表，可以合理安排时间，确保每个审核环节按计划进行，避免在某些环节上过多停留。
保存审核记录
每次审核的检查表不仅是当次工作的记录，也为日后编制检查表提供了参考资料。审核员可以通过检查表详细记录现场情况，而认证机构则可以基于这些记录判断审核的合格性。
树立审核员专业形象
有了检查表，审核员在调查、问题提出、文件查阅以及现场审核等环节都能更有针对性，避免工作的随意性和片面性。通过这种条理清晰的工作方式，审核员能够展示出自己扎实的专业能力，树立良好的职业形象。
减少审核员的个人偏见
检查表的类型
按标准条款编制的检查表
这种检查表通常适用于管理体系的审核，条款内容清晰，适用范围广泛，能够涵盖所有与管理体系相关的要求，是编制其他检查表的基础。
按过程编制的检查表
依据ISO 9001的标准，在建立和实施质量管理体系时，应采用过程方法。每一个主要过程都必须确保其输入、输出、资源和活动得到适当管理。此类检查表将过程的四个基本要素（策划、实施、检查、改进）详细展开，以确保全过程的有效性。
策划阶段：明确资源、输入输出以及活动要求。
实施阶段：确保资源配置到位，过程控制符合规定。
检查阶段：监控过程的执行情况。
改进阶段：当过程偏离预期目标时，采取纠正和预防措施。
按部门编制的检查表
这种检查表的编制通常依赖于内不同部门的工作流程，通过查阅相关文件资料，审核员可以识别出每个部门的关键过程，运用PDCA循环方法进行系统的审核。
检查表的组成
检查表一般由两部分组成：
检查内容：包括了需要检查的具体项目、方法和标准。
审核记录：记录实际检查的结果，包括所审核的部门、人员、活动、设备以及不符合项等内容。根据审核员的经验和对检查内容的了解，这部分内容有时可以简化。
在实际操作中，审核员需要详细记录受审核部门的结构、主要活动、目标完成情况、人员职责等信息，同时还要注意记录各类设备、文件和流程的相关状态。
常见问题及改进建议
审核内容不完整：检查表没有涵盖受审核部门的所有关键流程，容易遗漏重要信息。
逻辑混乱：有些检查表在结构上不够清晰，审核路径模糊。
操作性不足：检查表中的问题不易实际操作，或缺乏明确的执行标准。
过于死板：在审核时，过分依赖检查表，忽略了灵活性，导致操作僵化。
审核不全面：有时检查表的内容在审核过程中被过度依赖，而忽视了实际情况的变化。
检查表的使用目的与时机
检查表的使用不仅限于记录事件发生的频率，它还可以帮助收集关键信息，了解某项活动或问题的发生次数、趋势等。当需要系统地记录某类事件的发生情况时，检查表是一个不可或缺的工具。
使用时机：
当需要详细记录事件的发生情况时；
当想要统计事件的频率和趋势时；
当需要系统地收集数据时。
统计分析表的常见形式
统计分析表常用于收集和分析质量相关数据，通常有以下几种形式：
不合格项目表：用于记录和分析产品或过程中的不合格项，帮助识别质量问题。
缺陷位置表：记录缺陷发生在产品不同部位的频率，便于定位问题所在。
不合格原因表：帮助分析不合格的原因，涉及员工、设备、时间等多方面因素。
工序分布表：用于统计整个生产过程中的问题出现频次。
矩阵表：一种多因素分析表，将可能的影响因素与问题点形成矩阵，进行交叉分析。
制作检查表的步骤
确定检查内容：明确需要检查的项目和指标。
确定检查频率：设定检查的频率和周期。
分配检查人员：指定具体的审核人员和检查方法。
记录检查条件：包括作业地点、日期等关键信息。
选择检查表的格式：根据需要选择表格或图形等形式。
定义符号与标记：设定审核记录的符号，如勾选、打叉等。
使用检查表的注意事项
获取分层信息：尽量从不同层级获取信息，保证数据的全面性。
数据收集简便：确保检查表易于操作，能迅速收集所需数据。
结合后续行动：针对检查结果，及时制定相应的改进措施。
更新检查表：确保检查内容与实际情况相符，定期更新检查表。
避免过于笼统的分类：如“其他问题类”应尽量避免，确保分类具体且有意义。
通过上述步骤和方法，检查表不仅能提高审核过程的效率，还能确保审核质量，成为质量管理中不可或缺的工具。