在办公日常中,我们常常需要对冗长的文档内容制作目录,以便于快速定位到所需的页码,并迅速跳转到相应页面。现在,我将以办公会议的议题目录和议题材料混排为例,和大家分享如何实现这一操作。
图示说明:
图1、图2:展示了文档的布局结构,其中目录页位于首页,紧接着是相关材料。
图3至图10:则详细展示了制作目录的具体步骤和操作界面。
从上述的图示中我们可以观察到,当材料开始处紧随目录之后时,为了方便快速跳转,我们通常会使用书签功能进行引用。
第一步:设置书签
选择会议议题的标题“议题1”,然后在“插入”功能标签页中找到“书签”选项,点击后将打开“书签”对话框。在“书签名”下方的文本框中,可以输入自定义的名称,如“yt1”(名称可以是字母、数字、字母数字组合或中文等),然后点击“添加”按钮,即完成了首个书签的设置。
后续步骤的操作方式类似
按照同样的方法,对其他的议题标题依次添加书签。
第二步:将书签添加到目录页
定位到第一页,即将光标置于议题清单表格中编号为“1”的“议题名称”下方的位置。在“插入”功能标签页中找到“交叉引用”,点击后将打开“交叉引用”对话框。
在对话框中,“引用类型”选择“书签”,“引用内容”选择“书签文字”。然后,在列表中选中刚才设置的书签“yt1”,点击“插入”。这样,书签文字就被成功插入到了表格中。
后续步骤的操作类似
对其他议题标题也进行交叉引用的操作,并注意调整文字格式以保持与原有排版的统一。
第三步:添加页码
继续使用“交叉引用”对话框,但这次“引用内容”选择“页码”。按照此方法,为其他议题所在页面逐一添加页码。
完成以上步骤后,即构建完成了文档的“书签”设置和引用。当需要跳转到某一页时,只需在目录页按住Ctrl键并点击议题名称或页码,即可快速跳转。同样,当需要返回目录页时,利用“开始”选项卡中的“查找替换”功能,选择“定位”或使用Ctrl+G快捷键,输入页码“1”后点击“定位”,即可迅速跳转到第一页。