在远程通讯领域中，传真机以其便捷的操作和迅速的传送速度，成为传递真迹的重要工具，在商务活动中尤为常见，并深受人们的喜爱。利用传真进行沟通时，遵循一定的礼仪规范，不仅能让工作更加顺畅，还能体现出个人的职业素养。
熟知礼仪，事先通知对方再发送传真；
及时响应，收到传真后迅速处理。
在准备发送传真前，请先通知对方，让其有所准备。当收到传真后，及时告知发送者并迅速处理相关事宜，避免因拖延而影响对方的工作进程。
文雅书写，内容简洁且不失礼貌；
礼节周到，称呼与敬语一应俱全。
确保清晰，传真内容务必易于辨识；
避免失真，减少人为因素导致的模糊。
由于技术原因，传真在传输过程中可能变得模糊不清。准备传真稿件时，请确保字体、行距和图表等清晰可辨，以减少人为因素导致的失真。
善用资源，不长时间占用传真机；
尊重他人，下班后发送传真需谨慎。
传真并不适合传输页数过多的文件，因为成本较高且长时间占用传真机会影响他人使用。若非紧急情况，请勿在非工作时间发送传真，这是对他人的尊重。
拒绝垃圾传真，维护通讯质量；
公私分明，私事不宜使用单位传真。
传真通常用于紧急事务的传递。非紧急文件请勿使用传真发送。个人私事请勿使用单位传真机传送。进行宣传、促销活动时，应控制传真的数量和频率。避免频繁发送无关紧要的传真，以免给他人带来困扰。