关于规范企业内外部公务邮件语言及格式的通知
本规范适用于所有企业单位，旨在统一并优化电子邮件的用语及格式。
一、邮件文本及格式要求
邮件构成应包含以下要素：收件人/抄送人地址、邮件主题、称呼、正文、结束语及个人签名。
1. 邮件主题：主题应简明扼要，清晰表达邮件内容和重要性，便于收件人迅速识别并作出回应。对外邮件，建议在主题中注明公司名称关键字；对内邮件，应加入部门信息，如“【证券部】邮件”。
2. 收件人称呼：应根据收信人的职务，恰当使用如“XX总”、“XX经理”等称呼。当有多位收件人时，可通用“各位领导、同事”。
3. 邮件内容需简洁明了，重点突出，段落清晰。使用规范、书面的语言进行表述，避免口语化、情绪化用语。重要信息可通过加粗、斜体、颜色或下划线等方式合理提示。
4. 邮件结束语：可选用“祝工作顺利”、“Best Regards”等礼貌用语作为结束语。
5. 个人签名：签名档应统一规范，包括姓名、所在部门/职务、公司名称、联系方式等信息。建议使用如下的参考格式：
张三
财务部/ Finance Department 或 财务经理/ Finance Manager
电话 Tel: +86 手机 Mob: +86 传真 Fax: +86 网址
6. 邮件字体：全文字体建议使用“宋体”或“仿宋”，字体大小10-12号，重点内容可加粗显示。
二、邮件附件及发送规范
若邮件附带附件，应在正文中提醒收件人查阅。附件文件名应准确反映附件内容。
邮件发送时需注意保密性，明确收件人范围，避免错发或误发。要正确区分收件人（TO）、抄送人（CC）和密送人（BCC）。遵循一定的排列规则，如按部门或职位等级排序。只发送给需要信息的人，避免浪费他人时间和资源。
三、邮件注意事项
邮件仅适用于全员公告、通知等事项。其他类型邮件不宜。回复邮件时，只需回复给发件人或其他需知悉的人员，避免再次回复。对于确实重要且紧急的邮件，可设置邮件优先级。