1. 收件人与抄送
收件人是邮件正文中直接传达信息给定的接收对象。
抄送则用于将邮件发送给与邮件内容相关的人员或上级领导，以便他们了解相关信息。
在处理往来邮件时，合理使用抄送功能可有效更新项目进度并保留往来证明。
2. 签名与落款
Outlook等邮件工具支持自动设置签名，包括姓名、职位、电话、电子邮件地址等个人信息，甚至可以添加Logo等元素（具体设置可参考图示）。
3. 邮件标题的编写
标题是邮件的重要部分，能够突出重点信息。一个实用的强调手法是使用“【】”括起重要内容或主题，如“【紧急】”、“待办事项”等。
“-”和“——”等符号也能有效地解释邮件内容，例如“关于客户A的供应商——优先级排序清单”。
标题应简明扼要，能够高度概括邮件内容。
例如：“【紧急】待确认P&Q 2022营销方案 - 2021年8月6日”。
4. 正文的书写
若邮件内容较多，建议利用表格和项目列表（如使用bullet points）来信息。
英文邮件落款中，“Cheers”和“BRs”是常用的表达方式，其中严肃场合一般使用BRs，而感觉澳洲新西兰的同事可能更偏爱使用“Cheers”，因为它能带来一种轻松愉快的氛围。
在中文邮件中，“顺祝商祺”是常见的落款用语。
5. 邮件格式的注意事项
发送邮件时应注意格式规范，包括字体、颜色、行距等，以确保邮件的专业性和易读性。
6. 检查与校对
在发送重要或不确定的邮件前，可以请上级查看以获取意见。发送前应仔细检查邮件内容，确保没有错别字或附件加错。
7. 关于附件
在发送附件时，应注意文件命名规范。对于文档类附件，建议转换为PDF格式分享，这样可以在不同设备上保持一致的格式。
8. 邮件撤回
建议使用工作邮箱发送一封测试邮件至私人邮箱，体验撤回功能并查看撤回记录，以了解撤回条件和收件人是否会收到留痕的撤回记录。
若需撤回邮件，应尽早操作，一旦收件人打开了邮件，便无法再撤回。