为规范公司采购活动，明确部门职责，控制不必要的开支，特制定本采购管理制度。
第一条 本制度适用于公司所有固定资产、设备、原材料、低值易耗品及办公用品等采购活动。
第二条 公司设立专业采购部门，统一负责执行公司的采购活动。
1. 总部外派采购员负责物资的采购工作，包括工程及生产所需物资、办公用品等，并协调总部采购物资的跟进工作。
2. 公司办公室负责物资的库房管理，以及电子信息设备如广告和展示设计、电脑及软件的采购。
3. 财务部门负责费用审核、报销和账务处理工作。
4. 其他未明确指定的采购活动，也由公司指定部门负责执行。
第 采购申请与审批流程
1. 部门需购物资时，需先与仓库管理员核实库存，若无库存则填写《物资采购申请表》。
2. 紧急采购需在申请表备注栏内注明，以便及时处理。
3. 申请表需经部门负责人、财务负责人及总经理审批后方可交由采购人员进行采购。
4. 《物资采购申请表》一式两联，一联留存申购部门，一联交予采购人员实施采购。
5. 若需撤销采购申请，应及时通知采购人员，避免不必要的损失。
第四条 采购实施与市场询价
1. 采购人员接到批准的采购申请后，优先从公司指定供应商处购买。如无货供应，需进行多方比价，对千元以上的物品应货比三家，并做好市场询价记录。
2. 《市场询价记录表》需列明比价的单位、价格及联系电话，并注明拟选定的单位。
3. 经财务审核、总经理审批后，根据记录表向供应商下单并确定交货日期。
第五条 验收入库与出库管理
1. 所有采购物资必须办理入库手续，填写《物资入库单》，由仓库管理员或使用部门人员验收合格后签字。
2. 验收时需查验物品的名称、规格、数量是否与申请一致，以及物品的质量。
3. 《物资入库单》一式三联，用于入账、对账及核账。
4. 物资出库需办理领料手续，填写《领料单》，双方签字认可。
第六条 付款与报销流程
1. 物品采购后需经经办人、财务负责人及总经理签字后方可报销。
2. 付款需见供应商的送货单、入库单、采购定单等单据。
第七条 定期评审与供应商管理
1. 对单项采购金额超过一定限额的采购项目，应进行采购听证会或合同评审会。
2. 办公室和财务部门应定期进行市场信息调查和前期购买活动的评审。
3. 定价选定后，应与供应商签订合同，并进行合同评审会签。
4. 供应商合同原件应由公司办公室存档，财务部门留存复印件备案。