在前面的篇章中,我们已经一同领略了Windows系统下几款令人赞叹的办公软件,这些高效实用的工具想必为大家的工作带来了不小的便利。现在,我们接着之前的节奏,换一种角度去讨论工作中的那些“小困扰”,一起来探讨它们的解决之道。
情景再现:
老板布置了一项任务,需要将Word文档与夹杂其中的Excel表格整合成一个文件。面对这样的问题,如何应对?万一在传递过程中文件排版出了问题,又该如何解决?下面,我们将结合具体的场景来讲解。
这时候,一个极好的选择就是利用PDF格式作为一个“桥梁”。PDF,Portable Document Format的简称,也就是我们常说的“可携带文档格式”。它拥有众多优势,比如它可以不受平台、电脑和系统的限制,不同环境下打开都能保持一致的效果,如同纸质书般,到哪里都是原汁原味。
在开始之前,我们得先准备一个得力的工具:
现在,让我们正式进入操作环节:
第一步:利用Word和Excel中的导出功能(以WPS为例)将文档或表格转化为PDF格式。
在WPS Word或Excel中,你可以轻松找到“导出为PDF”的选项。你可以选择导出全部内容或部分页面、单个工作表等。这些细致的操作设置能够满足你不同的需求。
第二步:使用Adobe Acrobat DC将多个PDF文件合并。
打开Adobe Acrobat DC,点击“文件”,选择“创建”,然后选择“将文件合并为单个PDF”。接着,将需要合并的三个PDF文件逐一拖拽到合并文件对话框中,或者通过“添加文件”按钮进行添加。文件添加完毕后,通过屏幕左侧的小三角符号和上方按钮可以调整页面顺序和方向。
第三步:完成上述步骤后,保存你的合并成果。现在无论是交给老板还是印刷厂,都不必再担心格式问题。
如果Word文档中没有页码,你还可以轻松地添加页码。你可以在不同的位置上添加上你需要的内容。如果你需要删除某一页或者插入一页空白页,那么右边的“页面”按钮将为你提供便捷的解决方案。尤其是当你在编印小册子时,插入空白页面的功能将大显身手,比如在封面后插入空白页作为内文的前言或目录。