在运用数字的过程中，我们需要明确数字和数据的区别。数字是表示数目的文字，而数据则是通过观察、实验或计算得出的结果，带有思想性，可以成为决策的依据。我们要关注的是具有思想闪光、智慧波澜和温情的吹拂的数据，而非冷冰冰、的数字。要让数字“蜕变”为数据，我们需要坚持实用至上，把握好以下五点：
数字应成为体现工作成效的客观证据。它们比繁琐的语言更直观，能够简洁明了地展示工作成绩。数字也是改进工作的重要根据，有时能揭示问题的关键和发展趋势。在总结经验和表达简洁有力的观点时，数据是强有力的证据和可靠凭据。数据还能帮助我们探究事物的规律，提炼和升华经验性认识，为决策提供参考。
公文中运用的数字多种多样，从内容上看，有显现工作量的，有说明成绩的等等。在表达方式上，列数字是一种有效的说明方法。运用数字可以达到以下六种目的：
一是突出直观性。有些问题用语言难以描述清楚，但列举相关数据后就可以变得浅显易懂。二是彰显目的性。数据的运用要有明确的目的性，要“当用则用”，以展现主题。三是注重操作性。在提出工作思路和打算时，为了落实责任和便于问效，需要量化目标，提高思路和决策的可操作性。四是体现艺术性。遇到一些难以言表的话题时，用数据说话是一种艺术化的手法，让对方能轻易捕捉到包含的意思。五是反映规律性。将一组相互关联和印证的数据放在一起，可以看出某种规律性。六是显示实在性。数据能够让人感受到货真价实、血肉的实在性，比如说明作风建设的成效。
数字在公文写作中具有重要的作用。我们需要善于运用数字来传递信息、说明问题、展示成果，让数字成为我们表达的有力工具。