连锁企业标准化的三要素:流程、规范、表单
流程
流程是将投入转化为产出的系列活动。以手机制造为例,投入包括原材料、人力、设备等,产出为完整的手机。此流程始于组装外壳、按键等外围附件,继续到主板焊接屏幕,装配电声器件,如听筒、马达等,之后进行软件灌装、标记等。所有这些活动协同工作,将投入转化为产出,并产生价值。这样的活动统称为流程。
流程可通过流程图进行描述,流程图展示了信息流、观点流或部件流的图形表示。在企业中,流程图用于说明特定过程,可以是生产线上的工艺流程或完成任务的管理过程。流程图主要分为框图、标准流程图和跨职能流程图。
(1)框图流程
这是最简单和最常见的方法,用于迅速简洁地概括流程。主要使用长方形和带箭头的线两种符号。
长方形:代表作业。
箭头:代表作业间的关系/信息流动的方向。
例如,店长早会流程。
(2)标准流程图
常用于描述多步骤流程,明确责任人/任务及流程依据和责任。制作时应确定依赖关系、流程依据、人员指派、问题区域和价值增益。
(3)跨职能流程图
此类型流程图用于帮助纵向职能部门分析如何更好地执行横向流程,即跨部门流程的协调和规范。
在制作流程图前,必须先确定流程步骤。提取步骤的方法包括:相关岗位人员,按顺序写下所有操作流程节点;集体讨论,去除不能产生利润和价值的节点;将各节点与相关负责部门或岗位对应,绘制成流程图。
可以使用Microsoft Office Visio等工具软件协助绘制流程图。
规范
工作规范涉及重要工作的操作规范或要求,描述了工作的操作方法、步骤和规定,相当于工作的指导说明书。员工应根据这些规范完成工作。规范应详细、具体且可操作。
规范的制作分为三步:沉淀,即将现有经验通过集体总结形成文字;比较,可以通过小组讨论或借鉴行业经验;优化,即将编制好的规范在实际中进行验证。
表单
表单是在工作过程中使用的单据、表格等文档工具,涉及工作流程或操作中的重要环节流转和记录。表单是固定化的模板工具,使工作操作更加标准化和简化。
表单的制作应考虑升级现有工具表单以适应新流程,为没有现成工具表单的环节创建要素提炼的表单,并在实际运用中优化已编制的表单。
示例:年度经营计划书(部分内容展示)
(此处展示计划书的大纲及关键内容,具体内容根据企业实际情况填充)
连锁总部/分部/终端标准化(部分内容展示)
对于连锁总部、分部和终端的标准化,需要评估关键手册并提炼关键要点。这涉及到将手册内容与企业的关键业务和核心竞争力进行比较,以确定其重要性。然后利用表格罗列手册的关键要点,以便于后期手册编写的侧重点。
连锁企业标准化的三要素——流程、规范、表单,是确保企业运营高效、有序的关键。通过科学的方法和工具,如流程图、工作规范和表单的制作与使用,企业可以更好地实现标准化管理,提升企业的运营效率和客户满意度。
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